Fahrzeuge im Unternehmen und deren private Nutzung

„Das Auto – des Deutschen liebstes Kind“

Fahrzeuge im Unternehmen

Fahrzeuge im Unternehmen und deren betriebliche und private Nutzung.

Unbeachtet des VW-Skandals trügt die Überschrift nicht. Die Automobilindustrie gilt als zentraler Industriezweig, seit Jahrzehnten, und ist exportorientiert. BMW, Volkswagen, Daimler und Porsche sind bekannte Aushängeschilder. Im Jahr 2014 wurden rund 14,9 Millionen Personenkraftwagen von deutschen Herstellern produziert, etwa 4,3 Millionen exportiert. Die Exportquote lag 2014 bei 74,6 %. Das Bild der sonntäglichen Autopflege mag für manchen satirisch sein – aber was geliebt wird, will gehegt werden.

Fahrzeuge sind für Unternehmen und Privatpersonen in der heutigen Zeit unerlässlich, nur wenige Betriebe und Haushalte kommen ohne aus. Nutzfahrzeuge und Personenkraftwagen spielen im betrieblichen bzw. beruflichen und privaten Alltag eine enorme Rolle. So stellt sich zwangsläufig für Arbeitgeber, Unternehmer und Arbeitnehmer die Frage nach der betrieblichen und privaten Nutzung von Fahrzeugen.

Fahrzeuge im Unternehmen

Bei Fahrzeugen, die zum Betriebsvermögen gehören, sind zugehörige Kosten als Betriebsausgaben ansetzbar, wodurch der Unternehmensgewinn und damit Steuerlasten reduziert werden. Dabei kann die Nutzung des Firmenwagens betrieblich veranlasst sein, zum Beispiel Fahrten zu Kunden oder zum Wareneinkauf, aber auch privat veranlasst. Zu den Privatfahrten zählen beispielsweise Fahrten zu Verwandten, zum Arzt oder Urlaubsfahrten.

Geschäftswagen können vom Unternehmer sowie von seinen Mitarbeitern – sofern vereinbart – für private Fahrten genutzt werden. Dann muss sich diese Privatnutzung (dieser Vorteil) auch in der Buchhaltung widerspiegeln. Im Fall des Unternehmers erhöht die Privatnutzung die Einnahmen, im Falle des Arbeitnehmers ist die Privatnutzung als Sachbezug (geldwerter Vorteil) anzusehen, und als Lohnart entsprechend zu versteuern.

Wenn der Unternehmer „kurvt“

Nutzt der Unternehmer den Firmenwagen, ist zur klären, inwieweit die Nutzung betrieblich und in welchem Umfang privat erfolgt. Eine hauptsächlich betriebliche Nutzung und die Behandlung des Fahrzeuges als notwendiges Betriebsvermögen liegt vor, wenn mehr als 50 Prozent der jährlichen Gesamtfahrleistung betrieblich erfolgt. Dies kann sich bereits aus der Art und dem Umfang der Tätigkeit ergeben (Handelsvertreter, mobile Hauspflegedienste etc.). Wenn die Fahrten zwischen Wohnung und Unternehmen schon mehr als 50 % der Fahrleistung entsprechen, ist ebenfalls eine Anerkennung als notwendiges Betriebsvermögen gegeben. Falls erforderlich, dienen formlose Nutzungsaufzeichnungen von etwa drei Monaten als Nachweis gegenüber dem Finanzamt und bilden bei konstanten Verhältnissen die regelmäßige Grundlage. Wird das Firmenfahrzeug überwiegend betrieblich genutzt (mehr als 50 %), können zur Berücksichtigung der Privatnutzung die 1%-Regelung oder ein Fahrtenbuch herangezogen werden.

1%-Regelung

Die pauschale 1%-Regelung bezieht sich auf den Bruttolistenpreis des Fahrzeuges im Inland, der Zeitpunkt der Erstzulassung ist relevant. Zu berücksichtigen sind Kosten für Sonderausstattung, unbeachtet bleiben indes beispielshalber Überführungs- und Zulassungskosten. Eine Abrundung des Bruttolistenpreises auf volle 100 Euro gilt. Der Nutzungswert entspricht 1 % des Listenpreises und wird jeden Monat einbezogen. Damit sind private Fahrten abgegolten, allerdings nicht die Fahrten zwischen Wohnung und Unternehmen sowie Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung. Diese Fahrten müssen aber ebenfalls Berücksichtigung finden.

Für die Fahrten zwischen Wohnung und Unternehmen sind 0,03 % des Bruttolistenpreises x Entfernungskilometer anzusetzen. Hiervon sind wiederum steuerfreie Fahrten (Tage x Kilometer x Entfernungspauschale) abzuziehen. Das Ergebnis wird mit dem Nutzungswert der 1%-Berechnung addiert und ergibt die Summe, die als Einnahmen monatlich hinzuzurechnen sind. Fahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung werden gegebenenfalls darüber hinaus in Höhe von 0,002 % des Bruttolistenpreises x Entfernungskilometer x Zahl der Fahrten einbezogen.

Mehr Nutzwert als Betriebsausgaben – Kostendeckelung

Liegt der pauschal errechnete Nutzungswert (inklusive Berechnung zu Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Heimfahrten) höher als die tatsächlichen Fahrzeugkosten, werden auch nur die realen Aufwendungen für die Gewinnkorrektur herangezogen. Dieser Sachverhalt kann vor allem bei älteren, fast oder vollständig abgeschriebenen Fahrzeugen auftreten. Zu den Fahrzeugkosten gehören neben der AfA auch Steuern, Versicherungen, Reparaturaufwendungen etc. Interessant sind hier dann die Fahrtenbuchmethode oder die Berücksichtigung des Fahrzeuges als Privatvermögen.

Fahrtenbuch – das Finanzamt prüft genau

Es besteht die Möglichkeit bei einer betrieblichen Nutzung des Fahrzeuges von mehr als 50 %, die Fahrten explizit abzugrenzen in tatsächlich privat veranlasste und betriebliche Fahrten (anstatt der pauschalen 1%-Ansetzung), und die Kosten entsprechend zu behandeln. Eine ordnungsgemäße, fortlaufende und zeitnahe Führung eines Fahrtenbuches ist hierbei von Nöten und das Finanzamt prüft genau. Elektronische Aufzeichnungsgeräte werden in der Praxis eingesetzt, aber auch das konventionelle Fahrtenbuch und Fahrtenbücher auf dem PC.

Elementar ist, dass Angaben wie beispielsweise Datum, Kilometerstände zu Fahrtbeginn und Fahrtende, Fahrtziel und Fahrtzweck sowie der Vermerk von Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb vorschriftsmäßig aufgeführt sind und nachträgliche Änderungen – wenn überhaupt möglich – dokumentiert werden. In Abhängigkeit von der Art der Fahrt gibt es jeweilige Mindestanforderungen.

Aus der Fahrleistung und der Aufwendungen eines Jahres ergeben sich die Kosten pro Kilometer, die mit den gefahrenen Kilometern der Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb multipliziert werden, und als Vorteil (Privatentnahme) zu buchen sind. Steuerfreie Fahrten sind wieder entsprechend vorher abziehbar.

Betriebsvermögen oder Privatvermögen

Bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 % kann zwischen der 1%- Regelung und einem Fahrtenbuch gewählt werden. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 % und 50 % kann das Fahrzeug als „gewillkürtes“ Betriebsvermögen (Ausnahme: Leasing, Miete) oder Privatvermögen behandelt werden. Auch eine Aufteilung ist denkbar. Eine betriebliche Fahrzeugnutzung von unter 10 % bedingt die Einordnung in das Privatvermögen.

Bei einem Fahrzeug als „gewillkürtes“ Betriebsvermögen ist regulär das Führen eines Fahrtenbuchs angedacht. Schätzungen privater Kilometer und die analoge Kostenumlage können zwar angeführt und womöglich anhand von kurzzeitigen Aufzeichnungen dargestellt werden, eine sichere Form ist aber das Fahrtenbuch. Die Fahrzeugkosten werden als Betriebsausgaben gebucht, die Privatfahrten anhand des Fahrtenbuchs ermittelt, die Kosten ins Verhältnis gesetzt und die Nutzungsentnahme in der Buchhaltung entsprechend berücksichtigt.

Bei einem Fahrzeug des Privatvermögens kann die betriebliche Nutzung über die Kilometerpauschale oder über einen spezifischen Kilometersatz (Fahrtenbuch) ermittelt und als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Bei der Einordnung des Fahrzeuges in das Betriebsvermögen oder in das Privatvermögen sind die umsatzsteuerlichen Behandlungen bzw. Auswirkungen (Vorsteuerabzug, unentgeltliche Wertabgabe, spätere Fahrzeugentnahme oder Fahrzeugverkauf usw.) zu bedenken.

Einmal hin und kaum zurück – Methodenwahl im Kalenderjahr

Wer sich bei der Wahlmöglichkeit zwischen pauschaler Berechnung (1% Regelung) oder individueller Berücksichtigung (Fahrtenbuch) entscheiden darf, weil das Kfz zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird, ist an diese Entscheidung für das jeweilige Kalenderjahr gebunden. Ein Wechsel der Methode innerhalb eines Jahres ist nur bei einem Fahrzeugwechsel gestattet. Die Pauschalregelung empfiehlt sich in der Regel insbesondere immer dann, wenn von einer höheren Privatnutzung auszugehen ist (ca. mehr als 35 %). Relevant bei der Entscheidung, ob pauschal oder spezifische Berechnung, sind außerdem der Listenpreis und die Fahrzeugkosten.

Wenn der Arbeitnehmer „kurvt“

Wird dem Arbeitnehmer das Firmenfahrzeug unentgeltlich oder verbilligt auch für private Fahrten zur Verfügung gestellt, so ist dies ein geldwerter Vorteil und demgemäß in der Lohnabrechnung als solche anzuführen, und dem Lohn hinzuzurechnen. Die Privatnutzung bei Arbeitnehmern ist über die pauschale 1% Regelung oder anhand eines Fahrtenbuches zu berechnen.

Im Rahmen der 1% Regelung werden 1% des Bruttolistenpreises und darüber hinaus 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz als geldwerter Vorteil für jeden Monat in der Lohnabrechnung geführt. Für Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung gelten gegebenenfalls zusätzlich die 0,002 % je Entfernungskilometer.

Die 0,03% des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sind eine Pauschalregelung, von der das Finanzamt nur ungern abweicht, wenn davon auszugehen ist, dass der PKW für derartige Fahrten genutzt werden könne. Die Möglichkeit ist für die Finanzverwaltung von Bedeutung. Bei einer nachweislichen Nichtnutzung im gesamten Monat kann auf die Hinzurechnung verzichtet werden, zum Beispiel, wenn der Firmenwagen im Monat nicht verfügbar war. Bei einer generell unregelmäßigen Fahrzeugnutzung für derartige Fahrten und wenn überhaupt an maximal 5 Tagen im Monat, kann der geringere Prozentsatz von 0,002 % pro Entfernungskilometer und tatsächlicher Tage anerkannt werden, die Nachweisbarkeit ist relevant. Die Kilometerstände müssen notiert werden.

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist außerdem eine Möglichkeit, den geldwerten Vorteil zu ermitteln. Aus den Gesamtkosten des Arbeitgebers im Verhältnis zu den gefahrenen Kilometern errechnet sich der Kostenfaktor pro Kilometer. Der geldwerte Vorteil ergibt sich aus dem Kostenfaktor und den privat veranlassten Fahrtenkilometern. Wie bereits angeführt, sind bei der Fahrtenbuchführung strenge Kriterien einzuhalten, damit dieses von der Finanzverwaltung anerkannt wird. Ein Fahrtenbuch bei der Privatnutzung des Arbeitnehmers empfiehlt sich zum Beispiel, wenn das Firmenfahrzeug selten privat genutzt wird bzw. der Bruttolistenpreis sehr hoch liegt.

Etwaige Zuzahlungen des Arbeitnehmers (allgemeines Nutzungsentgelt) sind von dem errechneten Nutzungswert abzuziehen.

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