Systematik für Belegnummerierung/-ablage

Dieses Thema im Forum "Allgemeine Fragen zum Rechnungswesen" wurde erstellt von anterograd, 15. Juni 2017.

  1. anterograd

    anterograd Neues Mitglied

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    Hey zusammen,

    es ist zwar ein leidiges Thema, würde mich dennoch über eure Meinungen der Belegorganisation als Einzelunternehmer/EÜR/IST-Versteuerung mit etwa 100 Belegen/Monat freuen, da ich leider in der Suche nicht explizit fündig geworden bin. Ich weiß, dass es hier keine "Musterlösung" oder Formvorschriften gibt, noch ich ein Kassenbuch zwingend führen müsste, sehe jedoch dennoch einen Sinn und Zweck dahinter.

    Bank
    Ein- und Ausgangsbelege werden monatlich chronologisch nach Zahlung bzw. Zufluss hinter den jeweiligen Kontoauszug geordnet und wie folgt nummeriert: Jahr-Kontoauszugnummer-Belegnummer

    Sprich für die 5. Buchung des 3. Kontoauszuges im Jahr 2017, würde der Beleg folgende Nummer erhalten: 1703005 und
    für die 1. Buchung des 4. Kontoauszuges im Jahr 2017 dann: 1704001 usw...

    Die Kontoauszüge werden anhand eines Registers mit der Beschriftung Jan-Dez in einem Ordner sortiert. Wäre da nach obigen Schema die Nummerierung nach Jahr-Monat-Belegnummer nicht sinnvoller? Es ist ja nicht immer gegeben, dass der Kontoauszug mit der Nummer 1 auch tatsächlich für den Monat Januar ausgestellt wurde.

    Ist dies von der Systematik richtig, oder wo seht ihr hier Verbesserungsbedarf?

    Kasse
    Wie handhabe ich aber nun die Organisation in der Kasse am besten?

    Den Großteil meiner Geschäfte wickle ich über die Bank ab, sodass die Kasse eigentlich ein eher seltenes genutztes Zahlungsmittel für mich darstellt. Sie ist dennoch physisch vorhanden und existiert nicht nur "virtuell".

    Ein- und Ausgangsbelege werden direkt nach Ausgabe bzw. Einnahme chronologisch geordnet und mit einer fortlaufenden Nummer versehen, diese lediglich das Jahr enthält und nur zum Jahreswechsel auf 1 zurückgesetzt wird, sprich: 170001, 170002, 180001, ...

    Die Belege werden ebenfalls anhand eines Registers mit der Beschriftung Jan-Dez in einem Ordner sortiert. Monatlich wird zudem der Kassenbeleg ausgedruckt und abgelegt.

    Oder macht hier eine Nummerierung nach selbigen Schema wie bei der Bank auch Sinn?

    Viele Grüße
    Maximilian
     
    Systematik für Belegnummerierung/-ablage Beitrag #1 15. Juni 2017
  2.  
  3. riese

    riese Super-Moderator
    Mitarbeiter

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    Hallo Anterograd,

    das klappt nur bei einem 4/3-Rechner einigermaßen, da hier (eigentlich) nur Zahlungsflüsse gebucht wurden. Aber wie sieht es mit Abschreibungen aus. Da müsstest Du schon eine weitere Sammlung "Anlagekonten" für anlegen. Für Bilanzierer ist das überhaupt nicht praktikabel.

    Die einzige Rechtsvorschrift, die es hier gibt, ist Ziffer 33 GOBD:
    33
    Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die Grund(buch)aufzeichnungen und Journale zu den Konten, danach zur Bilanz mit Gewinn-und Verlustrechnungund schließlich zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt.

    Die progressive und retrogradePrüfung muss fürdie gesamteDauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich sein.

    Bindeglied zwischen Beleg und Buchung ist die eindeutige Belegnummer. Eine retrograde Prüfung kann deshalb nur einwandfrei funktionieren, wenn die Belege nach Belegnummern sortiert abgeheftet sind.

    Aus diesem Grunde gibt es in den meisten Programmen frei definierbare Belegnummernkreise und darunter fortlaufende Belegnummern. Alles was in einen Ordner gehört, ist ein Belegnummernkreis. Bei Verwendung von Trennblättern kann es innerhalb eines Ordners auch mehrere Belegnummernkreise geben. So findet man jeden Beleg über die Belegnummer sofort auf. daraus folgt, dass Stornierungen und Neuverbuchungen sowie Umbuchungen desselben Beleges unter der gleichen Belegnummer zu erfolgen haben wie die Ursprungsbuchung, damit man den Zusammenhang ersehen kann.

    Gruß
    Rainer
     
    Systematik für Belegnummerierung/-ablage Beitrag #2 18. Juni 2017
  4. sebacon

    sebacon Erfahrener Benutzer

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    Hi, bei einem 4/3 Rechner macht es doch Sinn , jede elnzelne Bankbewegung auf dem Kontoauszug durchzunummerieren (so es überwiegend geschäftliche Bewegungen sind ) , d.h. man hat pro Kontoauszug mehrere Belegnummern.
    Dann gibt es noch einen Ordner Bankbelege , da kommen die Belege/Rechungen etc rein und man schreibt die zum Kontoauszug/Bankbewegung passende Belegnummer drauf.
    Fertig.


    und zur Kasse : gibt es die wirklich ? Bargeldintensiver Betrieb ?
    Ansonsten gibt es besser keine Kasse und man bucht alles über Privateinlage/Privatentnahme .
    Und da bastelt man sich 2 Belegnummerkreise.

    Einnahmen und Ausgaben und startet mit Nr.1 im Jan. nummeriert die Belege hoch.

    lg, Siggi
     
    Systematik für Belegnummerierung/-ablage Beitrag #3 20. Juni 2017 um 23:41 Uhr
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