Software für kleine Agentur

Diskutieren Sie Software für kleine Agentur im Allgemeine Fragen zum Rechnungswesen Forum im Bereich Buchführung / Buchhaltung; Hallo Community, ich suche eine "eierlegende Wollmilchsau"-Softwarelösung (auch Cloud ist akzeptabel) für eine Dienstleistung-Agentur mit 11...

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  1. frankvesper
    frankvesper Neues Mitglied
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    Hallo Community,

    ich suche eine "eierlegende Wollmilchsau"-Softwarelösung (auch Cloud ist akzeptabel) für eine Dienstleistung-Agentur mit 11 Mitarbeitern. Aktuell nutzen wir "Orgamax" aber dieses Programm ist für Produkte ausgelegt. Als CRM für (<1000 Kontakte) nutzen wir Excel und alle Daten landen am Ende in Datev für den Steuerberater. Durch die "Brüche" ist die Sache aber aufwändig und fehleranfällig. Optimal wäre eine Lösung für CRM, Buchhaltung, Rechnungswesen, Mahnwesen... - und alles noch mit optimaler DATEV-Anbindung um Mehrfach-Arbeiten und Erfassungen zu vermeiden.

    Bislang habe ich die Erfahrung gemacht, dass kein Rechnungsprogramm meine Anforderungen (unterschiedliche Preisstaffeln und Rabatte darauf abhängig von mehreren Parametern) erfüllt. Deshalb bereite ich die Rechnungen ohnehin in Excel vor - das dauert 5 Min. für alle Rechnungen eines Monats. Längerfristig möchte ich das natürlich vereinfachen aber aktuell werden wir den "historischen Ballast" nicht los. Ich gehe also davon aus, dass eine Software ohnehin nur den einfachen Teil der Ausgangsrechnungen erstellen kann. Deshalb braucht sie auf jeden Fall eine Importfunktion (csv, xlsx...). Der Rest sollte dann möglichst weitgehend automatisch erfolgen (Rechnung per Mail als PDF, parallel einmal auf Papier, Zahlungseingangskontrolle usw.).

    Nun gibt es ja sehr viele Lösungen wie Sevdesk am Markt und man könnte sich mit jedem Produkt sehr lange beschäftigen, um herauszufinden, wie anpassbar auf unsere Bedürfnisse es ist. Deshalb suche ich einen Tipp, welche Produkte ich mir genauer anschauen sollte?

    Viele Grüße
    Frank V.
     
    Software für kleine Agentur Beitrag #1 5. August 2018
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  3. riese
    riese Super-Moderator
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    Hallo Frank,

    Faktura&auftrag von Lexware "kann" 3 Preise pro Artikel sowie Artikel- und Kundenrabatte. Da brauchst Du Deine Excel-Tabelle nicht mehr.

    Eine solche brauchst Du hier nur, wenn Du eine Lagerverwaltung hast und die permanente Inventur mit gewogenen oder dynamischen Durchschnittspreisen pflegen möchtest.

    Gruß
    Rainer
     
    Software für kleine Agentur Beitrag #2 6. August 2018
  4. frankvesper
    frankvesper Neues Mitglied
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    Hallo Reiner,
    unser Rechnungsbetrag hängt vom Mediabudget des Kunden ab. Es gibt eine Preisstaffel mit vielen Stufen in der Art: Bis Mediabudget x1 - y1%, bis x2-y2% usw. . Von diesen Staffeln sind - abhängig vom Kunden - mehrere im Einsatz. Ist so etwas über Lexware darstellbar?
    Viele Grüße
    Frank
     
    Software für kleine Agentur Beitrag #3 7. August 2018
  5. hansfranz
    hansfranz Erfahrener Benutzer
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    Sorry, wenn du herausfinden möchtest, ob eine Software passt oder nicht, dann kommst du nicht wirklich um die Mühen herum, dir eine Demo/einen Testzugang zu besorgen oder einen jeweiligen Vertriebsmitarbeiter mit deinen Geschäftsprozessen zu betrauen.

    Wenn du/ihr wirklich eine umfassendere Software sucht (CRM, Organisation, Buchhaltung, Reisekosten uvm.) ist die wahrscheinlichste Variante fündig zu werden, nach einer Branchenlösung zu greifen. Diese sind oftmals am einfachsten für seine eigenen Geschäftsprozesse adaptierbar.
     
    Software für kleine Agentur Beitrag #4 7. August 2018
  6. frankvesper
    frankvesper Neues Mitglied
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    Klar komme ich um das Testen nicht herum. Das will ich auch gerne machen - mir geht es nur um die Einschränkung der Auswahl. Ich habe schon mindestens 30 Lösungen (on- und offline) gefunden. Ich hoffe, dass hier jemand schon eine kennt und mir sagen kann: Die lohnt es sich zu testen. Ich kann sie einfach nicht alle testen. Eine Branchenlösung für meine Brache (Online-Marketing/SEA) habe ich nicht gefunden. Nicht einmal eine für "Dienstleistungen".

    Nach der bisherigen Sichtung gehe ich davon aus, dass keine Lösung am Markt unsere Anforderung für die Berechnung erfüllen kann. Oder kennst du da etwas?

    Falls es einfach nichts gibt, belassen wir es also bei Excel, d.h. die Anforderung an die Software ist nur: Erlaube einen Bulk-Import der Rechnungsdaten. Weiterhin wünschen wir uns (hier mal wieder im Sinne von Produkten formuliert weil ich bezüglich Dienstleistung ohnehin nichts finde)
    1. Wir bieten Leistungen an, die über einen unbestimmten Zeitraum monatlich in Rechnung gestellt werden.
      -> Kann die Software solche Serienrechnungen verarbeiten?
    2. Um unsere Kunden- und Rechnungsdaten nicht an unterschiedlichen Stellen pflegen zu müssen, würden wir gerne alles in einer Lösung haben.
      -> Kann die Software Kundendaten in Verbindung mit Produktdaten (wer bekommt was) verwalten und anlegen?
    3. Unsere Kunden erhalten unterschiedliche Konditionen, je nach Größe, Dauer etc..
      -> Kann die Software unterschiedliche Berechnungsgrundlagen für ein und dasselbe Produkt verwalten (sog. Produktgruppen)?
    4. Unsere Preise berechnen sich teilweise aus prozentualen Anteilen an sich monatlich ändernden Kundenbudgets.
      -> Kann die Software Budget-Daten / individuelle Kundendaten en paque importieren (z.B. aus CSV oder xlsx, mit Kundenschlüssel pro Wert) und diese in die Rechnung einbeziehen?
    5. Datev-Anbindung
    6. Sichere Belegablage
    7. Belegscanner
    Viele Grüße
    Frank
     
    Software für kleine Agentur Beitrag #5 8. August 2018
  7. wp2015
    wp2015 Erfahrener Benutzer
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    In solchen Fällen lässt man sich üblicherweise von entsprechenden Dienstleistern eine Schnittstelle/Tool programmieren. Ein Kunde von uns hat beispielsweise so seine spezielle Wawi inkl. größerem Onlineshop an Lexware pro angebunden.
     
    Software für kleine Agentur Beitrag #6 9. August 2018
  8. hansfranz
    hansfranz Erfahrener Benutzer
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    Ruf doch mal bei anderen Agenturen an und frag nach was die denn so benutzen.
     
    Software für kleine Agentur Beitrag #7 15. August 2018
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