Ausgangsrechnungen "Unversehrtheit des Inhalts"

Diskutieren Sie Ausgangsrechnungen "Unversehrtheit des Inhalts" im Allgemeine Fragen zum Rechnungswesen Forum im Bereich Buchführung / Buchhaltung; Hallo zusammen, folgende Situation in unserem Bauunternehmen: Wir erstellen Ausgangsechnungen mit einem bestimmten Programm, drucken diese aus,...

  1. Tina1989
    Tina1989 Neues Mitglied
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    Hallo zusammen,

    folgende Situation in unserem Bauunternehmen:

    Wir erstellen Ausgangsechnungen mit einem bestimmten Programm, drucken diese aus, versenden sie per Post, Kopie der AR geht in die Buchhaltung, wird in einem anderen Programm eingebucht und dann abgelegt. Die Programme haben keine Schnittstelle.

    Bei der nächsten Abschlagsrechnung kopiere ich die alte, vergebe eine neue Rechnungsnummer, ergänze Positionen etc., drucke aus, per Post raus, Kopie ich die Buchhaltung usw.

    Jetzt hatten wir ein Update im Rechnungserstellungsprogramm und ich kann bereits ausgedruckte Rechnungen nicht mehr bearbeiten oder kopieren. Der Softwareentwickler beruft sich darauf, dass man erstellte Rechnungen ja nicht mehr ändern darf, daher wäre diese Funktion nun "eingebaut" worden. Er sagte, er könne das für uns ändern, aber dann bekämen wir Probleme bei einer Betriebsprüfung.

    Nun muss ich also jede Rechnung (kann ja schon mal 10-50 Seiten haben in unserer Branche) komplett neu zusammenstellen. Das kostet sehr sehr sehr sehr viel Zeit. Und es besteht das Risiko, dass Fehler entstehen, wenn ich eine Position vergesse o.ä.
    Desweiteren kann ich nichtmal einen Probeentwurf drucken um sie dem Betriebsleiter vorzulegen.

    Unser Betriebsleiter meint, dann werde ich das wohl so machen müssen, wenn der Software-Willi das sagt. Ich bin da aber anderer Meinung.

    Nun meine eigentliche Frage:
    Muss dieses Programm, mit dem wir Rechnungen erstellen, wirklich gewährleisten, dass das Dokument nicht mehr angefasst werden kann?

    Ich könnte ja das System ja auch immer noch manipulieren.
    - theoretisch kann ich eine neue Rechnung erstellen und die gleiche Rechnungsnummer vergeben
    - ich kann die Rechnungs als PDF speichern und auf Briefpapier ausdrucken und versenden
    - ich kann auch eine Rechnung in Word schreiben und diese versenden
    - ich kann auch eine Rechnung erstellen, in die Buchhaltung geben, aber NICHT raussenden. Trotzdem ist dann eine AR im System angelegt.

    Das könnte ich ja verstehen, wenn die Rechnungen über ein ERP System automatisch in der Buchhaltung landen, aber das tun sie ja nicht.

    Ich habe im §14 UStG gelesen
    "Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können."

    Ich habe mal recherchiert: zu dem internen Kontrollverfahren gehört doch mehr als nur das Erstellen der Rechnung mit diesem Programm. Es muss doch die Gesamtheit des Ablaufs zeigen, welche Rechnungen echte Ausgangsrechnungen sind, oder? Also auch welche Rechnungen in der Buchhaltung wirklich eingebucht und abgelegt werden.

    Für einen anderen Job (450€ Job) schreibe ich die Rechnungen mit Excel, das wäre doch auch manipilierbar.
    Und für einen besonderen Kunden verwenden wir das Programm Arriba. Dort kann man auch die Rechnungen nachträglich ändern.
    Für mich scheint der Software-Willi nicht recht zu haben.

    Wäre gut, wenn da jemand verlässliche Quellen/ Infos hat, die ich meinem Chef vorlegen kann. Mit einer Antwort hier im Forum wird er sich nicht zufrieden geben :) Selbst habe ich leider bisher nichts ordentliches gefunden, außer den §14 UStG und die Durchführungsverordnung hierzu.

    Danke im Voraus!

    EDIT: Bei uns werden Rechnungen weiterhin per Post versendet, da auch Aufmaßpläne dabei sind, welche ohnehin ausgedruckt werden müssen.
    Dass bei elektronischen Rechnungen die Situation anders ist, ist mit klar.:)
     
    Ausgangsrechnungen "Unversehrtheit des Inhalts" Beitrag #1 29. November 2018
    Zuletzt bearbeitet: 29. November 2018
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  3. riese
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    Hallo Tina,

    geht's um Lexware WaWi? Da gibt es in den Einstellungen eine Funktion, mit der Du die Sperre abschalten kannst.
    Die Sperre ist für solche Leute eingebaut, die ihre Rechnungen direkt per Email versenden, denn was weg ist, ist auch weg. Eine auf Papier gedruckte Rechnung kannst Du vor dem Versand noch zerreißen und neu drucken.
    Die Probleme bekämest Du nicht bei einer "normalen" Betriebsprüfung (d hat der Prüfer überhaupt keine Zeit, Deine Fakturierungssoftware im Detail zu filzen), sondern bei einer sog. "Kontroll-Mitteilung", wo im Rahmen einer "Umsatzsteuer-Nachschau" das dem Empfänger zugegangene Original mit der "zurückgehaltenen Durchschrift" (§238 Abs. 2 HGB) verglichen wird. Und da kann eine Nichtübereinstimmung fatale Folgen haben. Eine Rechnung, die weder das Haus verlassen hat noch in der FiBu erfasst wurde, kannst und darfst Du auch noch ändern.

    Gruß
    Rainer
     
    Ausgangsrechnungen "Unversehrtheit des Inhalts" Beitrag #2 29. November 2018
  4. Tina1989
    Tina1989 Neues Mitglied
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    Hallo,

    danke für die Antwort!

    Unser Programm ist ein sehr unbekanntes, von (in meinen Augen) zweitklassigen Programmierern zusammengeflicktes System, das in den 90er Jahren hängen geblieben sind. Eine Vollkatastrophe.
    Aber unser Kalkulator arbeitet seit Jahren damit und möchte sich nicht umstellen.

    Unsere "zurückbehaltene Durchschrift" wäre ja dann die Kopie, die in der Buchhaltung abgeheftet wird, auf dessen Grundlage auch eingebucht wurde, richtig?
    Dann kann ich ja im Programm veranstalten was ich will.

    Du sagst, der Prüfer hätte bei einer normalen Betriebsprüfung keine Zeit sich die Fakturierungssoftware anzusehen.
    Dürfte er das denn überhaupt? Er kann ja ohnehin daraus keine Rückschlüsse ziehen, ob das nun die Ausgangsrechnungen sind, oder nicht.

    Mal davon abgesehen, dass ich nach 4 Jahren kaum mit dem Programm zurecht komme, wie sollte der Prüfer da überhaupt eine Rechnung finden? :D

    ... Und danke für den HGB-Link!
     
    Ausgangsrechnungen "Unversehrtheit des Inhalts" Beitrag #3 29. November 2018
  5. wp2015
    wp2015 Erfahrener Benutzer
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    Ja.
    Da wird dir das lachen schnell vergehen, wenn er deshalb hinzuschätzt.
     
    Ausgangsrechnungen "Unversehrtheit des Inhalts" Beitrag #4 29. November 2018
  6. Tina1989
    Tina1989 Neues Mitglied
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    Warum sollte er schätzen, wenn alle Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß in der Buchhaltung liegen?
     
    Ausgangsrechnungen "Unversehrtheit des Inhalts" Beitrag #5 29. November 2018
  7. riese
    riese Super-Moderator
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    Hallo Tina,

    hängt davon ab, ob zwischen dem Fakturierungsprogramm und dem Buchhaltungsprogramm eine Schnittstelle besteht. Wenn ja, kann er auch das Vorverfahren prüfen. Schmeißt das Programm nur Papierbelege raus, ist dieser der Urbeleg und das Verfahren praktisch nur eine Schreibmaschine (genauso, als würdest Du Rechnungen in Word schreiben). Abweichend davon kann trotzdem ein Vorverfahren vorliegen, wenn es vom Urbeleg abweichende - durch einen Rechnungsprozess entstandene - Auswertungen ausgibt - z.B. ein Rechnungsausgangsbuch - und dieses zur Erfassung in der FiBu verwendet wird.

    Merke: ein Prüfer sagt nicht "heute nehme ich mir mal so aus Spass Tinas Betrieb vor und prüfe den auf Herz und Nieren". Auslöser für eine BP sind Ungereimtheiten in Abschlüssen, auffällige Rückstellungen oder deren Auflösung, mit der Bilanz nicht übereinstimmende Umsatzsteuererklärungen, Kontrollmitteilungen o.ä. Dinge. Und wenn der erscheint, bringt er einen Notizzettel mit, was er genau prüfen will. Der Prüfer kostet auch Geld und rentiert sich nur, wenn er mindestens das an Nachforderungen reinholt, was er selber kostet.

    Gruß
    Rainer
     
    Ausgangsrechnungen "Unversehrtheit des Inhalts" Beitrag #6 29. November 2018
  8. wp2015
    wp2015 Erfahrener Benutzer
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    Vorhin hast du geschrieben:
    Also was denn nun?
     
    Ausgangsrechnungen "Unversehrtheit des Inhalts" Beitrag #7 29. November 2018
  9. Tina1989
    Tina1989 Neues Mitglied
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    Danke Rainer!
    Ich denke ich habe jetzt gute Argumente mein Anliegen durchzusetzen.

    @wp2015
    Die ausgedruckten Rechnungen auf Papier liegen ordnungsgemäß in der Buchhaltung.

    Das Programm mit dem ich die Rechnungen erstelle, ist das reinste Chaos.
     
    Ausgangsrechnungen "Unversehrtheit des Inhalts" Beitrag #8 3. Dezember 2018
  10. wp2015
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    Schon klar, hast du ja beschrieben, das ausgedruckt und abgelegt wird, siehe auch #2 von Rainer. Trotz allem sollte in einem Fakturierungsprogramm vielleicht nicht das "reinste Chaos" herrschen.
     
    Ausgangsrechnungen "Unversehrtheit des Inhalts" Beitrag #9 3. Dezember 2018
  11. Tina1989
    Tina1989 Neues Mitglied
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    Mir wäre es auch lieber, wenn dort kein Chaos herrschen würde.
    Das liegt aber nicht an mir, sondern an diesem völlig benutzerunfreundlichen Programm, an dem jeder rumfummeln darf, wie er möchte. Da ist nichts mit Berechtigungen usw.
    Wenn ich könnte, würde ich es ändern, aber unser Kalkulator möchte das Programm behalten. Hoffe, dass wir mit seiner Rente ein anderes bekommen.
     
    Ausgangsrechnungen "Unversehrtheit des Inhalts" Beitrag #10 3. Dezember 2018
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