XSana

Hallo!

Benötige mal eure Hilfe... eigentlich kommt demnächst eine Mitarbeiterin von Steuerberater zu uns, um mir der der FiBu zu helfen, aber ich möchte ja selbst auf das richtige Ergenis kommen =)

Thema Eingangsrechnungen:
Wir sortieren Eingangsrechnungen nach Rechnungsdatum (zumindest möchte mein Chef das so, lässt aber mit sich reden). Jede Rechnung bekommt eine fortlaufende Belegnummer. Das passt ja schon mal nicht zusammen - Rechnungen kommen ja nie so pünktlich an, dass die Rechnungsdaten automatisch aufsteigend sind. Heute bekomme ich eine Rechnung von gestern und morgen eine von vor 2 Wochen. Logisch, da kann man ER nicht nach Rechnungsdatum sortieren, wenn sie eine fortlaufende Nummer bekommen.

Die ER sind auch noch nach Monaten unterteilt (nach Rechnungsdatum, nicht Eingangsdatum). Meine Frage: Wie soll ich die am besten sortieren? So wie sie ankommen? Nach Eingangsdatum? Und dann nach Eingangsdatum monatlich trennen?

Ich hoffe, ihr versteht was ich meine...

Danke!

docb

Hi XSana,
eine ähnliche Diskussion hatten wir bereits. Ich beschreibe dir mal unser Vorgehen und vielleicht hilft es dir bei der Entscheidung.
Ausgangsrechnungen erhalten vom System eine fortlaufende Nummer und werden von dem jeweiligen Kollegen, der den Beleg erfasst - gegebenenfalls mit Lieferschein - archiviert. Da jederzeit ein Nachdruck möglich ist, bleiben die Rechnungen in den Filialen.
Eingangsrechnungen erhalten ebenfalls vom System eine fortlaufende Belegnummer und eine Referenznummer (die Rechnungsnummer des Absenders), die nach der Belegerfassung auf einem Deckblatt (wir sagen Fähnchen dazu, es würde auch mit Etiketten gehen) ausgedruckt wird. Darauf stehen noch Informationen wie Belegnummer, Referenznummer, Betrag, Erfasser des Beleges, Belegdatum usw. Im System können wir nach dieser Belegnummer genauso suchen wie nach der Referenznummer oder dem Lieferanten. Nun bietet es sich natürlich an, die Belege nach der Belegnummer zu archivieren unabhängig von Datum, Konto oder Gegenkonto. Jeder Beleg wird in Sekunden gefunden und auch für die Ablage ist in der Regel nur noch ein Ordner in die Hand zu nehmen; also platz- und zeitsparend.
Seit einiger Zeit werden die Belege noch gescannt und automatisch dem Buchungsvorgang zugeordnet. Damit steht mir jeder Beleg permanent am Bildschirm zur Verfügung. Besser geht es m.E. nicht mehr.
Leider muss man nun fast gar nicht mehr aufstehen mit allen nachteiligen Begleiterscheinungen.

Gruß

B.

XSana

Verstehe, Kopf- und Rückenschmerzen... kenne ich.

Also ist bei euch egal, wann die Eingangsrechnung geschrieben wurde? Es zählt der Zeitpunkt des Eingangs?

Das wäre nämlich auch mein Lösungsvorschlag zu dem Ganzen, da wir schon Lizenzabrechnungen nach Eingangsdatum sortieren. Da bietet es sich an, ER auch nach Eingangsdatum zu sortieren, um sich die ganze Sucherei und Ordnerei zu ersparen, oder?

Hat diese Variante auch Nachteile?

Günni1958

Stell dir folgendes Szenario vor:

Ein Kreditor teilt dir mit, dass seine Rechnung xxx vom yyy nicht bezahlt ist. Du suchst die Referenz-Nr. in deiner EDV-Anlage und findest sie nicht (nicht erfasst oder falsch erfasst). Zusätzlich findest du bei dem Kreditor keinen entsprechenden Betrag. Wie willst du bei der Ablage nach Belegnummern kontrollieren, ob du die Rechnung erhalten hast?

Falls die Eingangsrechnungen 1. nach Kreditoren und 2. nach Rechnungsnummern sortiert werden, müsste zusätzlich bei der Ablage ein Fehler passiert sein, wenn du die Rechnung gar nicht auffinden kannst.

Ein entscheidender Nachteil meiner Ablagemethode ist natürlich der Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit für die Ablage. Wenn ich also sämtliche Vor- und Nachteile gegeneinander abwäge, würde ich die Eingangsrechnungen nach Belegnummern ablegen, so sich in der EDV-Anlage z. B. anhand der Referenz-Nr die Rechnung finden lässt.

mfg


Günni

riese

Hallo Xsana,

stell Dir doch mal vor, eine Rechnung, die das Datum von November 2009 trägt, geht im April 2010 bei Euch ein. Die nachträglich in 2009 einzusortieren, wäre völlig falsch. Daher halte ich Rechnungsdatum als Sortierkriterium für völlig ungeeignet. Und es können auch an einem Tag 40 Rechnungen im Briefkasten stecken. Daher ist auch das Eingangsdatum nicht eindeutig, um eine Rechnung sofort aufzufinden, wenn man sie sucht. Was spricht denn um Himmels Willen dagegen, sie fortlaufend nach Belegnummer abzuheften? Ist sogar noch schön bequem - nichts zu sortieren und immer druff auf den Stapel bzw. in den Ordner.

Und wenn Du mal was suchst, schaust Du ja auch zunächst in den Computer und prüfst, ob Du den Sachverhalt nicht aufgrund der Buchungssätze ohne Beiziehung des Papierbelegs klären kannst. Und wenn Du dann jemanden am Telefon hast, kannst Du den Beleg sofort anhand der Belegnummer finden, ohne suchen zu müssen. Das ist ja gerade der Sinn dieser Belegnummernkreise und Belegnummern. Brauchtest Du nur einen Nachweis, dass der Beleg überhaupt gebucht ist, reichte - wie in alten Zeiten - die fortlaufende Journalnummer aus. Aber früher, als es nur die Journalnummer gab und die Rechnungen nicht nach Belegnummer abgeheftet werden konnten, musste man so ein dämliches "Rechnungseingangsbuch" in Papierform führen, in dem alle Rechnungen aufgeführt waren. Dieser Ballast gehört ja auch der Vergangenheit an, weil sich das Journal flux nach Belegnummern sortieren lässt. Deine Buchführung hingegen könnte man als nicht ordnungsgemäß bezeichnen, wenn Du kein Eingangsbuch hättest (und auch nicht aus dem Journal generieren kannst).

Gruß
Rainer

docb

Klares JA!

Auch ein klares JA, weil diese Sortierung nicht eineindeutig ist. Entscheidend ist aber auch, was euer EDV-System hergibt.

XSana

Wir haben ja Datev - und da gibt es nur ein belegnummernfeld, Datum (-> RE-Datum oder Eingangsdatum eintragen???) und Buchungstext. Sollte aber reichen. Danke!

Ganz andere Frage:
bzgl. der Privatabbuchung des Chefs auf dem FirmenVisa... habe jetzt für meinen Ordner einen Eigenbeleg erstellt. Brauche ich den Originalbeleg vom Chef? Den hat er mir nämlich nicht gegeben.

Sorry für die vielen Fragen, aber ich muss die FiBu ganz alleine machen, wir hatten vorher keine Buchhalterin und ich hab direkt nach meiner Ausbildung hier angefangen.

docb

Hut ab, das ist eine wahre Herausforderung!

Bezüglich der Zahlungen brauchst du nur die Einkaufsbelege und überweist diese dem Cheffe. Aber aufpassen, dass die Rechnungen auf die Firma lauten. Ansonsten müssen diese (außer Kleinbetragsrechnungen) ohne Vorsteuer, also brutto eingebucht werden.

Anne

Hallo,

das angewendete Ablagesystem ist doch unter anderem auch davon abhängig, wie die Organisationsabläufe im Betrieb sind.

Wird z.B. für den Zahlungsverkehr die ER noch benötigt oder vertraut der, der die Zahlung freigibt oder ausführt, blind der Zahlungsvorschlagsliste?

Ich habe vor einigen Jahren wie folgt gearbeitet:

Alle Eingangsrechnungen wurden auf dem Original mit einer fortlaufenden internen ER-Nummer versehen (Paginierstempel). Die Originale wurden eingebucht und kamen dann chronologisch nach dieser Nummer sortiert in einen Ordner. Und da blieben sie auch!

Eine Kopie der Originalrechnung wurde im Ordner „ER-unbezahlt“ alphabetisch abgelegt. Nach Überweisung wurden sie in den Ordnern „ER-bezahlt“ ebenfalls alphabetisch abgelegt.

Dieses Vorgehen ist vielleicht heute im Zeitalter der elektronischen Belegerfassung etwas antiquiert, aber sie hat sich bestens bewährt.

Der Firmeninhaber wollte die Rechnungskopie mit der Zahlungsvorschlagsliste vorgelegt bekommen, um den Betrag nochmals zu kontrollieren. Es könnte sich ja ein Fehler beim Einbuchen eingeschlichen haben. Ist zwar nie passiert, aber Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser…..

Die interne ER-Nummer wurde (in Lexware) mit Belegkürzel „ER“ im Feld „Belegnummer“ erfasst. Somit war es möglich, über das Kreditorenkonto jede Rechnung wiederzufinden.

jacky

Hallo XSana,

Ich gehe mal davon aus, das die Firma ein Einzelunternehmen ist und du die Privatsachen deines Chef's auch auf Privatentnahmen buchst. Wenn das so ist, brauchst du in der Regel keine Belege, da dem Finanzamt (bei einer Prüfung) nur die Belege interessieren, die steuerlich zum Abzug gekommen sind, interessieren.

Gruß Jacky